Datenschutz

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

gem. Art. 30 DSGVO
Einzeleintrag einer Verarbeitungstätigkeit für Verantwortliche
*Pflichtangaben lt. Art. 30 DSGVO
Verantwortlicher - Art. 30 Abs. 1 a) DSGVO*: Bärbel Buschhaus, Aerbeckerstraße 3, 47669 Wachtendonk, g.buschhaus@freenet.de, 02836/310
Rheinischer LandFrauenverband e. V. Ortsverband Wankum
Vertreter - Art. 30 Abs. 1 a) DSGVO*: Wilma Hackstein, Müllemerstraße 9a, 47669 Wachtendonk, 02158/912491
Hinweis:
Je Verarbeitungstätigkeit ist ein Verzeichnis anzulegen. Diese können fortlaufend durchnummeriert werden.
Name der Verarbeitungstätigkeit:
Einführungsdatum: 25.05.2018 Änderungsdatum: 25.05.2018 Ansprechpartner für Verarbeitung: Nicole Heide, Am Sportplatz, 47669 Wachtendonk Zweck und Beschreibung der Verarbeitung - Art. 30 Abs. 1 b) DSGVO *:
Verwaltung von Vereinstätigkeiten Kurze Beschreibung der Tätigkeit: Bearbeitung von Mitgliedsanträgen: Aufnahme der Daten aus dem Mitgliedsantrag, Zusendung von Infomaterial an neue Mitglieder, Weitergabe der Daten der Funktionsträger an übergeordnete Landfrauenverbände, Löschung (nach Ende der Mitgliedschaft) und Korrekturen von Mitgliederdaten
Kategorien betroffener Personen - Art. 30 Abs. 1 c) DSGVO *:
s. Übersicht personenbezogene Daten (Anlage 2b) - Mitglieder - ehemalige Mitglieder - Vorstand / Organe / Gremien - Interessentinnen
Datenkategorien - Art. 30 Abs. 1c) DSGVO*:
s. Übersicht personenbezogene Daten (Anlage 2b)
Mitgliedsdaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Geburtsdaten, Position/Funktion, ggf. Bankverbindung, ggf. Bezug zur Landwirtschaft, ggf. Accounts (z.B. Facebook-Profil)
☐ besondere Datenkategorien (z.B. Gesundheitsdaten, politische Meinungen) keine
Empfängerkategorien bei Übermittelung der Daten - Art. 30 Abs. 1d) DSGVO (bei Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen auch geeignete Garantien angeben)*:
(bitte wählen Sie einzelne auf Sie zutreffende Maßnahmen durch Anklicken aus)
☒ intern: Bezirksverband, Kreisverband, Landesverband
☒ extern: Deutscher Landfrauenverband, andere LandeslandFrauenverbände, Steuerberater, Versicherungen
Zwecke:
historische und statistische Zwecke (Ehrungen), zum Versand von Informationen an Funktionsträgerinnen Bei Steuerberater und Versicherungen: Notwendig für die Erfüllung von Verträgen
Löschfristen - Art. 30 Abs. 1f) DSGVO*:
Geplante Speicherdauer oder Kriterien der Festlegung der Speicherdauer der Datenkategorien Bei Mitgliedern ohne Funktion nach Beendigung der Mitgliedschaft; bei Funktionsträgerinnen spätestens bis Lebensende (zwecks Ehrungen und für historische Zwecke).
Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. Art. 32 Abs. 1 DSGVO - Art. 30 Abs. 1g) DSGVO*:
Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit (Art. 32 Abs.1b):
Zugangs-/Zugriffskontrolle: kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern und Löschen von personenbezogenen Daten durch: (Nichtzutreffendes streichen)
- sichere Passwörter, Zugangssperre durch Bildschirmschoner, aktueller Virenschutz und Softwareprogramme
- Aufbewahrung von Schriftstücken/Akten in abgeschlossenen Schränken
- Vermeiden der Weitergabe personenbezogener Daten per Fax; falls notwendig unter Berücksichtigung besonderer Vorkehrungen (telef. Vorababsprachen, Doppelkontrolle der Fax-Nummer, …)
- Vertraulichkeit beim E-Mailing: Schutz der Empfängeradressen (Versand in BCC), Sensibilität beim Nutzen der Antwortfunktion, Versand von Listen im PDF-Format
- Vertraulichkeit bei Telefonaten: personenbezogene Daten werden nicht über das Handy in der Öffentlichkeit kommuniziert
- sonstiges:
Information der Betroffenen:
- Datenschutzinformation auf Mitgliedsantrag
- individuelle Information der Mitglieder durch Infobriefe, Programmhefte
Haftungsausschluss: Die Mustervorlage ist entsprechend den typischen Anforderungen an die DSGVO möglichst verständlich formuliert. Jedoch sollten Sie das Muster nur nach sorgfältiger Prüfung und Anpassung auf Ihre konkreten Prozesse und nach Ihren eigenen Anforderungen anwenden und ggf. ergänzen und erweitern. Lassen Sie sich im Zweifel rechtlich beraten. Hinweis: Je Verarbeitungstätigkeit ist ein Verzeichnis anzulegen. Diese können fortlaufend durchnummeriert werden. Name der Verarbeitungstätigkeit:
Veranstaltungsorganisation
Einführungsdatum: 25.05.2018 Änderungsdatum: 25.05.2018 Ansprechpartner für Verarbeitung:
Bärbel Buschhaus, Aerbeckerstraße 3, 47669 Wachtendonk, g.buschhaus@freenet.de
Zweck und Beschreibung der Verarbeitung - Art. 30 Abs. 1 b) DSGVO *:
Organisation von Veranstaltungen und Fahrten im Verband
Kurze Beschreibung der Tätigkeit:
- Planung von Veranstaltungen und Fahrten, Einladungsschreiben und -versand
- Kommunikation mit Veranstaltungsstätten, Kooperationspartnern, Presse, Reiseveranstaltern und Busunternehmen
- Bildaufnahmen bei Veranstaltungen und Fahrten
Kategorien betroffener Personen - Art. 30 Abs. 1 c) DSGVO *:
s. Übersicht personenbezogene Daten (Anlage 2b)
- Mitglieder
- ehemalige Mitglieder
- Interessentinnen
- Veranstaltungsteilnehmer
- Vorstand / Organe / Gremien
- Lieferanten/ Dienstleister (z.B. Referenten)
Datenkategorien - Art. 30 Abs. 1c) DSGVO*:
s. Übersicht personenbezogene Daten (Anlage 2b)
Stammdaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Geburtsdaten, Bilddaten, ggf. Position/Funktion, ggf. Bankverbindung, ggf. Kopien der Personalausweise (bei Fahrten), ggf. Accounts (z.B. Facebook-Profil)
☒ besondere Datenkategorien (z.B. Gesundheitsdaten, politische Meinungen) ggf. Gesundheitsdaten bei Fahrten (z.B. Nahrungsmittelallergien, …)
Empfängerkategorien bei Übermittelung der Daten - Art. 30 Abs. 1d) DSGVO (bei Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen auch geeignete Garantien angeben)*:
(bitte wählen Sie einzelne auf Sie zutreffende Maßnahmen durch Anklicken aus)
☒ intern: Bezirksverband, Kreisverband, Landesverband zwecks Planung, Durchführung, Kommunikation, Berichterstattung
☒ extern:
- öffentliche Stellen wie z.B. Ministerien, Landwirtschaftskammer NRW zwecks Bewilligung von Fördermitteln oder Stadtverwaltung, Bürgermeister zwecks Abwicklung der Veranstaltung
- Reiseveranstalter, Busunternehmen, Veranstaltungsstätten zwecks Erfüllung der Verträge
- Deutscher Landfrauenverband, andere LandeslandFrauenverbände zwecks Planung und Durchführung gemeinsamer Veranstaltungen
Löschfristen - Art. 30 Abs. 1f) DSGVO*:
Geplante Speicherdauer oder Kriterien der Festlegung der Speicherdauer der Datenkategorien Geplante Speicherdauer: zwei Jahre nach Beendigung der Veranstaltung oder Fahrt. Ausnahme bei Folgeveranstaltungen / Fahrten, bei denen Teilnehmer und Dienstleister weitgehend gleichbleiben und dadurch wiederkehrender Erfassungsaufwand gespart wird.
Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. Art. 32 Abs. 1 DSGVO - Art. 30 Abs. 1g) DSGVO*:
Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit (Art. 32 Abs.1b):
Zugangs-/Zugriffskontrolle: kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern und Löschen von personenbezogenen Daten durch: (Nichtzutreffendes streichen)
- sichere Passwörter, Zugangssperre durch Bildschirmschoner, aktueller Virenschutz und Softwareprogramme
- Aufbewahrung von Schriftstücken/Akten in abgeschlossenen Schränken
- Vermeiden der Weitergabe personenbezogener Daten per Fax; falls notwendig unter Berücksichtigung besonderer Vorkehrungen (telef. Vorababsprachen, Doppelkontrolle der Fax-Nummer, …)
- Vertraulichkeit beim E-Mailing: Schutz der Empfängeradressen (Versand in BCC), Sensibilität beim Nutzen der Antwortfunktion, Versand von Listen im PDF-Format
- Vertraulichkeit bei Telefonaten: personenbezogene Daten werden nicht über das Handy in der Öffentlichkeit kommuniziert
- sonstiges:
Information der Betroffenen:
- Datenschutzinformation auf Mitgliedsantrag
- Information in Programmheften, auf Einladungen/Schreiben der Veranstaltungen und Fahrten, durch Auslagen/Schilder/Ankündigung am Veranstaltungstag
Haftungsausschluss: Die Mustervorlage ist entsprechend den typischen Anforderungen an die DSGVO möglichst verständlich formuliert. Jedoch sollten Sie das Muster nur nach sorgfältiger Prüfung und Anpassung auf Ihre konkreten Prozesse und nach Ihren eigenen Anforderungen anwenden und ggf. ergänzen und erweitern. Lassen Sie sich im Zweifel rechtlich beraten. Hinweis: Je Verarbeitungstätigkeit ist ein Verzeichnis anzulegen. Diese können fortlaufend durchnummeriert werden. Name der Verarbeitungstätigkeit:
Beitragsverwaltung/Kasse Einführungsdatum: 25.05.2018 Änderungsdatum: 25.05.2018 Ansprechpartner für Verarbeitung:
Birgitt Kohnen, Aerbeckerstraße 19, 47669 Wachtendonk
Zweck und Beschreibung der Verarbeitung - Art. 30 Abs. 1 b) DSGVO *:
Verbandsfinanzierung
Kurze Beschreibung der Tätigkeit:
- Aufnahme der Namen und Bankverbindungen
- Verwalten der SEPA-Basislastschriften der Mitglieder
- Einziehen bzw. Einsammeln der Mitgliedsbeiträge
- Löschung (nach Ende der Mitgliedschaft) und Korrekturen von bei Änderung der Bankverbindungen)
- Verwaltung der Bankkonten
- Weitergabe der Bankdaten an die Bank
Kategorien betroffener Personen - Art. 30 Abs. 1 c) DSGVO *:
s. Übersicht personenbezogene Daten (Anlage 2b)
- Mitglieder
- ehemalige Mitglieder
- ggf. Veranstaltungsteilnehmer
Datenkategorien - Art. 30 Abs. 1c) DSGVO*:
s. Übersicht personenbezogene Daten (Anlage 2b)
Mitgliedsdaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Geburtsdaten, ggf. Bankverbindung,
☐ besondere Datenkategorien (z.B. Gesundheitsdaten, politische Meinungen) keine
Empfängerkategorien bei Übermittelung der Daten - Art. 30 Abs. 1d) DSGVO (bei Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen auch geeignete Garantien angeben)*:
(bitte wählen Sie einzelne auf Sie zutreffende Maßnahmen durch Anklicken aus)
☒ intern: Ortsverband
☒ extern:
- Banken
Löschfristen - Art. 30 Abs. 1f) DSGVO*:
Geplante Speicherdauer oder Kriterien der Festlegung der Speicherdauer der Datenkategorien Nach Beendigung der Mitgliedschaft unter Berücksichtigung der gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. Art. 32 Abs. 1 DSGVO - Art. 30 Abs. 1g) DSGVO*:
Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit (Art. 32 Abs.1b):
Zugangs-/Zugriffskontrolle: kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern und Löschen von personenbezogenen Daten durch: (Nichtzutreffendes streichen)
- sichere Passwörter, Zugangssperre durch Bildschirmschoner, aktueller Virenschutz und Softwareprogramme
- Aufbewahrung von Schriftstücken/Akten in abgeschlossenen Schränken
- Vermeiden der Weitergabe personenbezogener Daten per Fax; falls notwendig unter Berücksichtigung besonderer Vorkehrungen (telef. Vorababsprachen, Doppelkontrolle der Fax-Nummer, …)
- Vertraulichkeit beim E-Mailing: Schutz der Empfängeradressen (Versand in BCC), Sensibilität beim Nutzen der Antwortfunktion, Versand von Listen im PDF-Format
- Vertraulichkeit bei Telefonaten: personenbezogene Daten werden nicht über das Handy in der Öffentlichkeit kommuniziert
- sonstiges:
Information der Betroffenen:
- Datenschutzinformation auf Mitgliedsantrag
Haftungsausschluss: Die Mustervorlage ist entsprechend den typischen Anforderungen an die DSGVO möglichst verständlich formuliert. Jedoch sollten Sie das Muster nur nach sorgfältiger Prüfung und Anpassung auf Ihre konkreten Prozesse und nach Ihren eigenen Anforderungen anwenden und ggf. ergänzen und erweitern. Lassen Sie sich im Zweifel rechtlich beraten. Hinweis: Name der Verarbeitungstätigkeit:
Pflege der Internetseite
Einführungsdatum: 25.06.2018 Änderungsdatum: 25.06.2018 Ansprechpartner für Verarbeitung:
Bärbel Buschhaus, 47669 Wachtendonk, Aerbeckerstraße 3, g.buschhaus@freenet.de
Zweck und Beschreibung der Verarbeitung - Art. 30 Abs. 1 b) DSGVO *:
Pflege der Internetpräsenz
Kurze Beschreibung der Tätigkeit:
- Einstellungen von Inhalten: aktuelle Meldungen, Aktivitäten und Ehrungen, Veranstaltungen, Informationen über das Vorstandsteam, Bildergalerien von Veranstaltungen und Fahrten
- Aktualisierung/ allgemeine Pflege der Internetseite
Der Betrieb der Internetseite und die erforderliche Anpassung der Datenschutzerklärung sowie die Verschlüsslung der Landesseite (Bezirks- und Kreisseiten stellen Unterseiten dar) erfolgten über den Landesverband.
Kategorien betroffener Personen - Art. 30 Abs. 1 c) DSGVO *:
s. Übersicht personenbezogene Daten (Anlage 2b)
- Mitglieder
- ehemalige Mitglieder
- Interessentinnen
- Veranstaltungsteilnehmer
- Vorstand / Organe / Gremien
- Nutzer / Webseitenbesucher
- Pressevertreter
Datenkategorien - Art. 30 Abs. 1c) DSGVO*:
s. Übersicht personenbezogene Daten (Anlage 2b)
Stammdaten: Name, ggf. Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Position/Funktion (wenn die Veröffentlichung dieser Daten auf der Internetseite gewünscht ist), Bild-/Videodaten, ggf. Accounts (z.B. Facebook-Profil)
☐ besondere Datenkategorien (z.B. Gesundheitsdaten, politische Meinungen) keine
Empfängerkategorien bei Übermittelung der Daten - Art. 30 Abs. 1d) DSGVO (bei Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen auch geeignete Garantien angeben)*:
(bitte wählen Sie einzelne auf Sie zutreffende Maßnahmen durch Anklicken aus)
☒ intern: Ortsverband, Bezirksverband, Kreisverband, Landesverband zwecks Bearbeitung von Anfragen und Mitgliedsanträgen sowie die Kommunikation zur Behebung von Problemen mit der Internetseite
☐ extern:
Löschfristen - Art. 30 Abs. 1f) DSGVO*:
Geplante Speicherdauer oder Kriterien der Festlegung der Speicherdauer der Datenkategorien Unverzüglich, wenn die Einwilligung widerrufen und / oder die Löschung der Daten gewünscht wird.
In der Regel spätestens nach 3 Jahren
Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. Art. 32 Abs. 1 DSGVO - Art. 30 Abs. 1g) DSGVO*:
Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit (Art. 32 Abs.1b): Zugangs-/Zugriffskontrolle: kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern und Löschen von personenbezogenen Daten durch: (Nichtzutreffendes streichen) - sichere Passwörter, Zugangssperre durch Bildschirmschoner, aktueller Virenschutz und Softwareprogramme
- Vertraulichkeit beim E-Mailing: Schutz der Empfängeradressen (Versand in BCC), Sensibilität beim Nutzen der Antwortfunktion, Versand von Listen im PDF-Format
- Vertraulichkeit bei Telefonaten: personenbezogene Daten werden nicht über das Handy in der Öffentlichkeit kommuniziert
- sonstiges:
Information der Betroffenen:
- Datenschutzinformation auf Mitgliedsantrag und im Kontaktformular der Internetseite
- Information in Programmheften, auf Einladungen/Schreiben der Veranstaltungen und Fahrten, durch Auslagen/Schilder/Ankündigung am Veranstaltungstag
Verantwortliche: Bärbel Buschhaus
Datum: 25.05.2018
Unterschrift: 2505.2018
Haftungsausschluss: Die Mustervorlage ist entsprechend den typischen Anforderungen an die DSGVO möglichst verständlich formuliert. Jedoch sollten Sie das Muster nur nach sorgfältiger Prüfung und Anpassung auf Ihre konkreten Prozesse und nach Ihren eigenen Anforderungen anwenden und ggf. ergänzen und erweitern. Lassen Sie sich im Zweifel rechtlich beraten.

Wir gehören zum Bezirks-verband Geldern und dem Landesverband Rheinland.
Als parteipolitisch neutrale
und konfessionell ungebun-
dene Organisation sind wir offen für jede interessierte Frau auf dem Lande, gleich-
gültig welcher Generation und Berufsgruppe sie angehört.
Logo Rheinischer Landfrauenverband e.V.
Logo Deutscher Landfrauenverband e.V.
Landfrauenverband Wankum